Dokumenty i Umowy

Obieg dokumentów w firmie musi być sprawny i szybki, aby umowy i wnioski nie tylko na czas trafiały do odpowiednich osób, ale by po prostu nikt ich nigdzie nie zgubił. Jest to szczególnie ważne w przypadku dużych firm i korporacji, w których pracuje duża liczba pracowników.

System zarządzania dokumentami to najlepsze rozwiązanie

Aby zapobiec różnego rodzaju przypadkom opóźnień najlepiej postarać się wdrożyć w firmie system zarządzania dokumentami, który nie tylko usprawni pracę znacznej ilości osób, ale również ją przyspieszy. Dodatkowo istnieje możliwość również korzystania z gotowych wzorów dokumentów i wniosków bez konieczności tworzenia nowych. Ponadto raz wprowadzone dane można swobodnie aplikować do innych dokumentów, co również jest znacznym ułatwieniem dla wielu osób.

Sprawny i szybki obieg dokumentów przepisem na sukces

Firmy, które na co dzień mają do czynienia z dużą ilością klientów i przetwarzają duże ilości danych powinny postarać się o wprowadzenie intuicyjnego systemu zarządzania dokumentami. Mowa tutaj przede wszystkim o dużych korporacjach, biurach rachunkowych, działach kadrowych i księgowych, a także o doradcach kredytowych. Dodatkowo takie systemu posiadają specjalną nakładkę, która w kilka minut sczytuje dane osobowe z dokumentu tożsamości i umieszcza je w odpowiednim druku czy formularzu. W ten sposób pracownik może być pewien, że nie popełni błędu przepisując nazwisko czy datę urodzenia klienta.

Większość biur i korporacji, jak również kancelarii prawnych każdego dnia zajmuje się obsługą klienta oraz tworzeniem nowych umów, wypełnianiem formularzy oraz druków. Czy jest sposób, aby całą tą pracę papierkową nieco usprawnić?

Wzory dokumentów gotowe do wykorzystania

Nowoczesne portale internetowe oferują swoją nieocenioną pomoc właśnie przy tworzeniu nowych wzorów dokumentów oraz umów lub wniosków. Cała ta papierkowa praca może być znacznie sprawniejsza oraz krótsza nawet o 60%! Ponadto stworzone już wnioski i wzory dokumentów mogą być poddawane dalszej analizie oraz można ponownie wykorzystywać wprowadzone już raz dane przy wypełnianiu innych wniosków. Jest to duża oszczędność czasu i energii znacznej ilości pracowników.

Dodatkowe zalety korzystania z gotowych wzorów

Dzięki specjalistycznej nakładce, która umożliwia sczytywanie danych z dowodów osobistych można w szybki i łatwy sposób wyeliminować ryzyko popełnienia błędu, który może zaważyć na dotrzymaniu terminu złożenia wniosku. Wszystkie dane sczytywane są elektronicznie, dzięki czemu nie ma możliwości popełnienia błędu przy przepisywaniu nazwiska, daty lub ciągu cyfr i znaków. Wprowadzenia danych odbywa się bardzo sprawnie, a dzięki temu, że aplikacja dostępna jest online może je wprowadzić nawet sam klient.

Tworzenie tysięcy dokumentów, nowych wzorów umów, formularzy i wniosków to bardzo czasochłonna praca, z którą mierzy sie każda kancelaria prawna. Jednak istnieje możliwość usprawnienia tej pracy, zredukowania kosztów oraz ograniczenia czasu poświęcanego na tego typu zadania.

W jaki sposób usprawnić pracę kancelarii?

Nowoczesny portal oferuje pomoc wszystkim kancelariom oraz biurom księgowym, które każdego dnia przygotowują wciąż nowe wzory umów i wniosków obsługując kolejnych klientów. Aplikacja w znacznym stopniu ułatwia i skraca ten proces skracając czas tworzenia rutynowych wniosków nawet do 60%. Ponadto istnieje również możliwość analizy i ponownego wykorzystania wprowadzonych danych w różnych dokumentach.

Największe zalety portalu

Portal w znacznym stopniu pomaga wyeliminować większość błędów związanych z wypełnianiem dokumentów. Dzięki specjalistycznej nakładce sczytującej dane osobowe ze skanu dowodu osobistego praca nie jest już tak nużąca, ponieważ ciągi liczb i cyfr wprowadzane są automatycznie bez możliwości popełnienia błędu. Dodatkowo portal zmniejsza ryzyko związane z obsługą dokumentów, jak np. nieautoryzowane zmiany czy brak zgodności. Wiele grup użytkowników może bez przeszkód wprowadzać różne dane, z których będą korzystać wszyscy pracownicy kancelarii.